Ilustrasi ChatGPT (Foto: Istimewa)
Dengan perkembangan pesat teknologi kecerdasan buatan (Artificial Intelligence/AI), model bahasa generatif seperti GPT (Generative Pre-trained Transformer) kini semakin diandalkan dalam mendukung berbagai aktivitas administrasi, termasuk surat menyurat resmi. Teknologi ini dapat menghasilkan draf surat formal yang berkualitas tinggi dan mempercepat proses penulisan, memberikan kemudahan bagi kalangan profesional untuk menangani surat-menyurat dengan lebih efisien.
GPT mampu menghasilkan draf awal surat berdasarkan instruksi atau kata kunci yang diberikan pengguna, kemudian menyusun kalimat-kalimat dengan struktur yang rapi dan gaya bahasa profesional. Dengan kemampuannya untuk memahami konteks, GPT membantu menyusun berbagai jenis surat, seperti undangan, pemberitahuan, dan pengumuman. Hal ini sangat bermanfaat dalam lingkungan kerja yang memerlukan pengelolaan administrasi cepat dan akurat. Beberapa perusahaan bahkan telah menggunakan alat ini untuk meminimalisasi waktu yang dibutuhkan dalam menyusun dokumen resmi, sekaligus memastikan penggunaan bahasa yang tepat dan konsisten.
Departemen Matematika FMIPA Universitas Gadjah Mada (UGM) melihat penerapan GPT dalam surat-menyurat resmi sebagai langkah maju yang mendukung efisiensi tugas-tugas administrasi, khususnya di dunia akademik yang memiliki banyak kebutuhan terkait surat-menyurat. Penerapan GPT dalam aktivitas administrasi kampus ini dapat mengurangi beban kerja manual dalam penyusunan surat, mempercepat proses perizinan, pemberitahuan, dan pengumuman di lingkungan kampus.
Penggunaan AI seperti GPT dalam administrasi kampus dan lingkungan kerja lebih luas berkontribusi terhadap Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), terutama poin SDG 9 tentang Industri, Inovasi, dan Infrastruktur. Penerapan teknologi ini menunjukkan inovasi dalam proses kerja, menciptakan efisiensi, serta meningkatkan kualitas komunikasi di tingkat akademis dan profesional.
Meskipun GPT menawarkan solusi yang efisien dan inovatif untuk meningkatkan kualitas dan kecepatan dalam administrasi. Namun, penting bagi para pengguna AI untuk tetap bijak dalam menerapkannya. Teknologi ini sebaiknya digunakan sebagai alat bantu yang mendukung, bukan menggantikan, keahlian manusia sepenuhnya. Dengan menjaga integritas dan tetap memperhatikan konteks serta kebutuhan khusus setiap dokumen, AI hanya menjadi pendamping yang bermanfaat dalam dunia kerja dan pendidikan. Dengan demikian tidak mengurangi nilai profesionalisme dan tanggung jawab manusia.
Kata Kunci: Efisiensi administrasi, GPT dalam surat menyurat resmi, Inovasi dalam komunikasi
Penulis: Siti Aisyah
